ลงนามความร่วมมือในการนำ LEAP ไปสู่การปฎิบัติ

หลักฐานการลงนาม
ความร่วมมือในการนำ LEAP ไปสู่การปฎิบัติของทีมงาน MOD
ลงเมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2008
ที่สายธารรีสอร์ท ชลบุรี

การตรวจสอบความถูกต้อง และ คุณภาพของจดหมายของเด็กถึงผู้อุปการะ

เรียน ผู้ประสานงาน ADP ที่สนับสนุนโดยประเทศไทย/เจ้าหน้าที่ SSO
สำเนา ผู้จัดการภูมิภาค/MOD Management team/ทีมงานสนับสนุนปฏิบัติการพันธกิจ
เรื่อง การตรวจสอบความถูกต้อง และ คุณภาพของจดหมายเด็กถึงผู้อุปการะ

ในช่วง 2-3 เดือนที่ผ่านมานั้นทีมงาน SSO ส่วนกลาง รวมถึง ทีมงาน SDD ได้คำถามที่เกี่ยวข้องกับจด
หมายของเด็กในความอุปการะที่ผู้อุปการะแต่ละคนได้สนับสนุนอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งคำถามส่วนใหญ่นั้น
จะเป็นคำถามที่เกิดขึ้นจากการนำจดหมายฉบับที่ได้รับในปัจจุบันไปเปรี่ยบเทียบกับจดหมายที่ได้รับในอดีต
ทั้งสิ้น ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นจากการเปรียบเทียบดังกล่าวจะมีประเด็นคำถามต่าง ๆ เกิดขึ้นในลักษณะดังนี้

ตัวหนังสือ/ลายมือ ไม่เหมือนกัน (ตั้งแต่แตกต่างนิดหน่อย จนถึง แตกต่างอย่างสิ้นเชิง) ซึ่ง
กระบวนการเรียนการสอนในเวลา 1 ปี ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลงลายมือเด็กได้ขนาดนั้น
การใช้สรรพนามแทนตัวผู้กล่าวถึง กล่าวคือการเรียนผู้อุปการะ ฉบับก่อนหน้าเคยเรียกอย่างใกล้
ชิด เช่น น้า/ลุง/อา แต่ฉบับปัจจุบันเรียกว่าผู้อุปการะ
ข้อมูลที่ผิดพลาดที่หนัก ๆ คือชั้นเรียน ซึ่งไม่น่าจะลดชั้น หรือ ก้าวกระโดดจากชั้นประถม ไป
มัธยม รวมถึง เพศ อายุ น้ำหนัก ส่วนสูง เป็นต้น

ที่ผ่านมา SSO ในส่วนกลางจะช่วยทำ quality control ในส่วนหนึ่ง เช่นตรวจสอบลักษณะจดหมายที่
ใช้ภาษาหรือคำพูดที่ไม่สุภาพ ออกให้ได้ แต่ประเด็นหลัก ๆ ใน 3 ขัอข้างต้ัน ส่วนกลางจะไม่สามารถทำ
ได้

ดังนั้นเพื่อลดสถิติความผิดพลาดดังกล่าวในภาพรวม ขอเสนอแนะแนวทางเชิงกระบวนการในการเตรียม
พิจารณาเตรียมเด็กให้เขียนจดหมาย
ขอผู้ประสานงาน ADP กำชับ และ จัดสรรงานให้ักับ SSO Staff ให้สามารถรับผิดชอบ และ ให้
เวลากับงานในเรื่องคุณภาพของจดหมายเด็กอย่างเต็มที่ มาตรฐานงาน SSO staffคือต้องมีกลไก
ในการอ่าน และ ตรวจสอบจดหมายเด็กทุกฉบับก่อนส่งเข้ามาที่ส่วนกลาง และ ส่งไปยังผู้อุปการะ
กรณีที่ SSO ใหม่มารับผิดชอบแทนคนเดิมให้มีการถ่ายโอนงาน รวมถึง ถ่ายถอดวิธีการในการเตรียม
เด็กเขียนจดหมายจากเจ้าหน้าที่คนเดิมก่อนโอนย้ายด้วย
กระบวนการในการเตรียมความพร้อมของเด็กในตอบจดหมาย หรือ เขียนจดหมาย ขอให้มีกระบวน
การที่ให้เด็กคิดถึง เนื้อหา ของจดหมายที่เด็กได้เคยเขียนในครั้้งที่ผ่านมา และ นึกถึงการสื่อสาร
หรือ สิ่งของที่ผู้อุปการะได้จัดส่งมาให้ เพื่อเป็นการขอบคุณ หรือ ตอบกลับในทางที่ควรจะเป็น
ให้เด็กได้้นึกถึงการใช้สรรพนามแทนตัวผู้อุปการะในจดหมายในครั้งที่ผ่านมาว่าใช้คำว่าอะไร แล้ว
ให้ใช้คำเดิม
ให้เด็กได้นึกถึงว่าที่ผ่านมาได้ร่วมกิจกรรมอะไรกับศุภนิมิตบ้าง และ จากการเข้าร่วมกิจกรรมในครั้ง
นั้น เด็ก ๆ ได้เรียนรู้อะไรจากกิจกรรมดังกล่าวบ้าง
วิธีอื่น ๆ ที่จะเพิ่มคุณภาพ และ ลดข้อพิดพลาดให้หมดไป ทีมงานสามารถที่จะมีส่วนร่วม และ ปรับ
เพิ่มเข้ามาในงานที่ตนเองรับผิดชอบ

สิ่งที่จะย้ำกับทีมงานทุก ๆ ท่านคือ เราต้องไม่ลืมว่างานของเรามีสองด้าน ด้านที่เราต้องต่อสู้ และ แก้
ไขกับความยากจนของชาวบ้าน ซึ่งเราก็ต้องลุย และ มุ่งแก้ไขต่อไป และ อีกด้านคือ การสื่อสารกับผู้
อุปการะ ที่จะให้เห็นถึงสิ่งที่เราทำผ่านทางเด็กที่เป็นตัวแทนงานของเรา ดังนั้นขอให้ทีมงานได้ใช้โอกาส
นี้ทบทวนรูปแบบของงานของเรา และ เปิดโอกาสในทีมได้แลกเปลี่ยน และ ร่วมปรับปรุงวิธีการทำงาน
ปัจจุบันเพื่อช่วยกันปรับปรุงคุณภาพพันธกิจต่อไป

ขอบคุณครับ
สราวุธ

LEAP Edition 2.0 ภาษาไทย

Link to WVFT ftp site for download
click here

Username : wvft-pq
password : 10mark14

กระบวนการวางแผน Transition

Transition Plan หรือ แผนการถอนตัว/เปลี่ยนผ่าน หมายถึงแนวปฏิบัติด้านธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการยุติ (หรือการเปลี่ยนแปลง) ความช่วยเหลือสนับสนุนที่ให้แก่ชุมชนในลักษณะที่ทำให้ชุมชนเกิดความเข้มแข็งที่จะสามารถรักษาผลสัมฤทธิ์ที่โปรแกรมก่อให้เกิดขึ้นให้คงอยู่ได้อย่างยั่งยืนต่อไปในอนาคต ส่วนในระดับของโครงการการถอนตัวอาจหมายถึงการสิ้นสุดโครงการหรือการเปลี่ยนจากโครงการหนึ่งเป็นอีกโครงการหนึ่งขณะที่โปรแกรมที่โครงการนั้นเป็นส่วนประกอบอยู่ยังคงดำเนินต่อไป

โดยกระบวนการจัดทำแผน transition นั้น จะไม่สามารถดำเนินการได้เสร็จภายในวันสองวัน แต่ การวิเคราะห์และจัดทำ transition นั้นถือเป็นกระบวนการสำคัญหนึ่งในองค์ประำกอบของ LEAP รวมถึง จะต้องใช้ระยะเวลา และ กระบวนการที่ใช้ระยะเวลา และ องค์ประกอบหลาย ๆ ส่วนด้วยกัน รูปที่แนบมานั้นแสดงถึงการพิจารณาจัดทำแผนการถอนตัว และ ความยั่งยืน ซึ่งจะมีองค์ประกอบหลักของ LEAP ที่เกี่ยวข้องหลัก ๆ ดังนี้
1. การประเมินผล (Evaluation) ซึ่งเป็นการประเมินตัวผลการดำเนินงานในรอบระยะที่ผ่านมาของโปรแกรม ซึ่งจะบอกถึงผลสำเร็จ/ไม่สำเร็จของโปรแกรม รวมถึง ระดับของความยั่งยืนในการดำเนินโปรแกรม ซึ่งจะต้องเป็นวัตถุประสงค์หลักอันหนึ่งของการประเมินผลด้วย
2. การสะท้อนผล (Reflection) เป็นการสะท้อนผลการประเมินผล โดยเป็นการดำเนินการแบบมีส่วนร่วมกับหุ้นส่วนหลัก หรือ ผุ้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโปรแกรม ซึ่งผลลัพท์ของการสะท้อนผลจะได้ข้อเสนอแนะการดำเนินงานในระยะต่อไป
3. การออกแบบ (ใหม่) (Redesign) เป็นการนำเอาประเด็นคงค้าง หรือ ประเด็นปัญหาใหม่ที่ค้นพบ หรือ ยังคงค้างอยุ่มาวิเคราะห์สาเหตุ-ผลกระทบ เพื่อนำไปสุ่การแก้ไขปัญหา โดยการดำเนินการดังกล่าวจะต้องเป็นการดำเนินการออกแบบ และ ยืนยันร่วมกับหุ้นส่วนหลักในการดำเนินโปรแกรม ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่จะนำไปสู่การจัดทำแผนความยั่งยืน และ แผนการถอนตัวของโปรแกรม

รายละเอียดติดตามได้ในหัวข้อต่อไป..................