การประชุมผู้ประสานงานภาคอีสาน

ระหว่าง 19-20 พ.ค. ที่ผ่านมาเรามีการประชุมผู้ประสาน ADP และ เจ้าหน้าที่ M&E ของทุก ๆ ADP ในภูมิภาคอีสาน ที่โรงแรม (ใหม่เอี่ยม) กลาเซียร์ จ. ขอนแก่น ซึ่งมีสาระสำคัญที่อยากจะแบ่งปันให้ในประเด็นหลัก ๆ ดังนี้ครับ

กรอบการประชุมจะมี 4 เรื่องคือ

การ update ทิศทางต่าง ๆ

การสรุปบทเรียนในการดำเนินงาน

การวางแผนปีงบประมาณ 2011

การจัดทำแผนยุทธศาสตร์ (ขยายงาน) ของภูมิภาค

ทิศทางการดำเนินพันธกิจ

พี่น้องคงได้ทราบกรอบทิศทางโดยสรุปของพันธกิจในอีก 3 ปีข้างหน้าถึงรูปแบบ การทำงาน ระบบงาน และ สิ่งที่เราทุก ๆ คนจะช่วยกับปรับเปลี่ยน/ปรับปรุงให้ไปสูู่มิติใหม่ในการทำงานไม่ว่าจะเป็น

• CWBO (Child Well-Being Outcome)
• IPM (Integrated Programming Model)
• CMS ใหม่ที่มาพร้อม ๆ กับ Sponsorship Minimum Programming)
• PMIS ระบบสารสนเทศในการบริหารจัดการโปรแกรมที่รวมหลาย ๆ ระบบเข้าด้วยกัน และ จะทำให้สามารถมีข้อมูุลที่เกี่ยวเนื้องกันได้มากขึ้น

รายละเอียดต่าง ๆ พี่ น้องที่เข้าร่วมกับการประชุมครั้งนี้จะกลัีบไปแบ่งกันให้พวกเราที่ไม่ได้มาร่วมทราบอีกครั้งหนึ่ง รวมถึงส่วนกลางจะได้มีการประสานงาน และ สร้างความเข้าใจกับพี่น้องในโอกาสต่อไป

บทเรียนในการทำงาน

ทีมงานอีสานได้ทดสอบแนวทางการดำเนินงานด้านต่าง ๆ ในช่วงที่ผ่านมา ไม่ว่าจะเป็นการจัดเตรียมแผนการดำเนินงานแบบ Outcome Mapping หรือ เทคนิค "OM" การทำงานกับโรงเรียนในสถานศึกษาเพื่อมุ่งพัฒนาผลสัมฤทธ์ การทำงานแบบ shared direct benefit ที่สืบเนื่องมาจากการที่ัรัฐบาลมีนโยบายสนับสนุนการเรียนฟรี รวมถึง การสรุปสถานการณ์ และ ปรับแผนอันเนื่องมาจาก under spent ซึ่งสาระสำคัญที่พวกเราจะนำมาเป็นข้อกำหนดในการทำงานสำหรับช่วงต่อไปจะมีประเด็นหลัก ๆ ดังนี้

• แต่ละ ADP จะยังคงดำเนินการเตรียมกิจกรรมในรูปแบบทั้งกรอบ output ตามกรอบ Outcome Mapping ต่อไป ซึ่งกระบวนการพิจารณากรอบ Outcome Mapping และ กรอบกิจกรรม จะใช้เวทีของ OPB Review อนุมัติกรอบการดำเนินการ โดยให้แต่ละ ADP ได้ใช้กระบวนการเตรียมอย่างเพียงพอในพื้นที่ และ จะต้องมีการสรุปบทเรียนจากการดำเนินงานในช่วงที่ผ่านมา โดยสรุปภาพของสถานภาพของตัวชี้วัด (Indicator) ที่ได้ตั้งเป้าหมายไว้ในระดับ output ของครึ่งปี/ปีที่ผ่านมาว่าดำเนินการสำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่ มีปัจจัยสำคัญอะไรที่เป็นตัวส่งเสริม/อุปสรรค และ บทเรียนสำคัญคืออะไร เพื่อที่จะสามารถนำมาปรับปรุงแนวทางการดำเนินงานในปี 2011 ต่อไปได้
• การทำงานด้านการศึกษาที่เราได้ยกเลิก exclusive direct benefit ให้กับเด็ก โดยคิดว่ารัฐบาลจะสามารถ take care ได้หมด แต่พวกเราทุก ๆ โซน และ ทุก ๆ ADP เห็นพ้องต้องก้ันว่ามีช่องว่างของการดำเนินการอย่างชัดเจน ที่เกิดจากการบริหารจัดการของโรงเรียน และ สัดส่วนของงบประมาณที่จัดให้เด็กก็ไม่สามารถครอบคลุมความจำเป็นที่เด็กนักเรียนต้องใช้ัในการเรียนการสอนได้ ซึ่งเราได้กำหนดรูปแบบ และ แนวทางคร่าว ที่จะนำเสนอต่อที่ประชุม MOD ในการกำหนดเป็นแนวทางการดำเนินสนับสนุน(ลดช่ีองว่าง)ในด้านการศึกษาให้กับเด็ก RC ต่อไป
• Under spent ที่ค่อนข้างสูงในภาคอีสาน ส่วนหนึ่ง (ส่วนใหญ่) มาจากการที่เราจะต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการในการเตรียมกรอบงานแบบ Outcome Mapping ในทุก ๆ ADP และ ทุก ๆ Output ของ design ของโครงการ ซึ่งผมคิดว่าสิ่งนี้ทำให้เราได้เกิดเป็นประสบการณ์ และ แนวทางใหม่ในการดำเนินงานซึ่งจะส่งผลให้การดำเนินงานในปี 2011 จะมีความง่ายขึ้น วัดผลได้ชัดเจนขึ้น ส่วนหนึ่งผมต้องขอโทษที่ทำให้พวกเรามีงานมากขึ้น แต่ก็ขอขอบคุณทุก ๆ คนที่ให้ความร่วมมือ และ คิดว่าในปี 2011 งานของทุก ๆ ทีมงานจะมีความหมายในเชิงการวัดผล และ รายงานผลมากขึ้นจากการเตรียม outcome mapping นี้ ส่วนการแก้ไขปัญหาอันเนื่องจาก under spent ของแต่ละ ADP ซึ่งก็ได้รัีบความร่วมมือเป็นอย่างดีจากผู้ประสานงานที่ได้วางแผนรองรับไว้แล้ว ซึ่งเราจะ monitor ร่วมกันต่อไป

การทบทวนแผนปีงบประมาณ 2011

ทุก ๆ โซน ทุก ๆ ADP ได้กำหนดตารางวันทบทวนแผนการดำเนินงานประจำปี 2011 หรือ OPB Review แล้ว โดยจะเริ่มในวันที่ 21 มิถุนายน สิ้นสุดในเดือนกรกฏาคม เพื่อเดือนสิงหาคม (9-11) เราจะได้ไป retreat ร่วมกันทีมงานภาคใต้ และ กทม. โดยไม่มีห่วง รายละเอียดทาง RM ของท่านจะแจ้งให้ทราบต่อไปนะครับ

การทบทวนครั้งนี้จะเน้นย้ำในประเด็นหลัก ๆ คือ

1. ให้มีการวิเคราะห/สรุปบทเรียนของการดำเนินงานในช่วงที่ผ่านมา โดยให้ทำเป็นลักษณะของการสรุปสถานะภาพของตัวชี้วัดที่เราได้ทำ Outcome Mapping ไว้ (อันนี้ต้อง link ไปที่ตาราง ITT) ว่าเราสำเร็จหรือไม่อย่างไร มีบทเรียนอะไร ตัว Basic Information sheet ที่ต้อง update ก็จะเป็นตัวช่วงในการเลือกกลุ่มเป้าหมาย และ วางแผนสำหรับรอบกิจกรรมของปีต่อไป
2. update Outcome Mapping ในเชิงของเป้าหมายของตัวชี้ัวัดว่าจะยืนยันเป้าหมายเดิม หรือ ปรับเปลี่ยนเป้าหมายของตัวชี้วัดอันเนื่องมาจากข้อ 1 และ
3. เลือกดำเนินชุดกิจกรรมภายใต้ Output ตามกรอบงานข้อ 2 ที่ได้มีการปรับปรุง และ ตั้งเป้าหมาย โดยดึงบทเรียนของการดำเนินกิจกรรมปีที่ผ่านมาเป็นตัวกรอบพิจารณาปรับปรุง และ ที่สำคัญบทบาทของเจ้าหน้าที่ และ การมีส่วนร่วมดำเนินการของ Partner หลัก จะต้องมีการวิเคราะห์ และ กำหนดในการดำเนินกิจกรรมด้วย
4. สิ่งที่ต้องไม่ลืมคือแผนการ Monitoring จะดำเนินการอย่าง ซึ่งอันนี้สำคัญที่จะต้องวางแผนดำเนินการเพราะจะส่งผลต่อการสรุปงาน และ รายงานผล รวมถึง วางแผนรอบต่อไปด้วย

กลุ่มที่จะเริ่้้่มก่อนก็จะเป็นกลุ่มที่กำลัง design/redesign ที่ต้องการมีการดู logframe ร่วมกันครับ และ กลุ่ม LEAP Aligned สุดท้ายคือกลุ่มที่เตรียมปิด และ กำลังประเมินผลเป็นกลุ่มสุดท้าย

ทิศทาง/ยุทธศาสตร์การดำเนินพันธกิจ

ตามที่ได้แจ้งวาระ update ทั้งจาก partnership และ ท่านผู้อำนวยการ และ ทีมงาน Marketing แล้วนั้น สิ่งที่ทุก ๆ คนจะต้องเตรียมคือการ "พัฒนาตนเอง" ให้ไปควบคู่กับสิ่งที่ส่วนกลาง RM/OM จะจัดให้ เพราะการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินงานของศุภนิมิตนั้น เร็วมาก หากเปรียบเทียบกับองค์กรอื่น ๆ แม้แต่เปรียบเทียบกับการเปลี่ยนแปลงในอดีต ดังนั้น การพัฒนาตัวเองให้พร้อมต่อการเรียนรู้ และ ปรับปรุงแนวทางให้เข้ากับทิศทางและวิธีการใหม่ ๆ เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับพนักงานศุภนิมิตทุก ๆ คน

ในงานนี้ท่านผู้ำอำนวยการ คุณจิตรา ธรรมบริสุทธิ์ หรือพี่เล็กของเราก็มาเยี่ยมให้กำลังใจ และ ร่วมประชุมด้วย โดยสาระสำคัญหลักที่ผู้อำนวยการได้เน้นย้ำคือ

• Core capability framework คือกรอบความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงาน ซึ่งกรอบนี้เป็นกรอบที่ศุภนิมิตมุ่งที่จะพัฒนา (คาดหวัง) ให้พนักงานพึงมีในการปฏิบัติงาน ทั้งนี้กรอบนี้ไม่ใช่เฉพาะจะเน้นเรื่องงานอย่างเดียว ซึ่งได้พูดถึงตัว work life balance ด้วยคือการสมดุลระหว่างงาน และ ชีวิตส่วนตัว
• ผู้อำนวยการได้พูดถึงแนวทางการดำเนินงานในรูปแบบของ profit center ซึ่งอยากให้แต่ละทีม/ภูมิภาคได้นำไปคิด และ สร้างกรอบแนวทางในการดำเนินงานที่จะทำให้งานของเราที่เป็นอยู่เชื่อมโยงกันและก่อให้เกิดกำไรในการที่ศุภนิมิตจะนำผลกำไรนั้นไปดำเนินการช่วยเหลือคนยากคนจนต่อไป
• ท่านได้เน้นย้ำให้แต่ละทีมได้ระแวดระวัีงการดำเนินการ โดยเฉพาะประเด็นความเสี่ยงต่อการทุจริตทั้งตั้งใจ และ ไม่ตั้งใจ รวมถึง แบ่งปันเรื่อง mis appropriate ในช่วงที่ผ่านมาเป็นกรณีศึกษา เพื่อนำไปสู่การวางแผนป้องกันต่อไป

รวมถึง คุณวีชัชชฎา (พี่นุช) ผู้จัดการฝ่าย Marketing ก็มา update แนวทางใหม่ ๆ ช่องทางการเข้าถึงงบประมาณใหม่ในการช่วยเหลือเด็ก-ครอบครัวใน ADP

และ ทีมงานของ HR ประกอบไปด้วย คุณวีวา (รูธ) ผู้จัดการแผนกบุคคล และ คุณบัณฑิต (เด่น) ทีมงานหลักจาก capacity building ก็มาร่วมด้วย ขอบคุณมาก ๆ ครับ ที่ได้แบ่งปันทั้งการจัดการกับความเครียด/แนวทางการดูแลพนักงาน (staff care) และ กรอบ benefit ต่าง ๆ ที่พนักงานจะได้รับ เป็นประโยชน์มาก ๆ ครับ

ขอบคุณตัวแทนจากแต่ละโซนที่ได้ช่วยแบ่งปันข้อคิด หนุนใจในการทำงานพี่สุรศักดิ์ จงรัก อ. ปราโมทย์ RM ธีราวุธ คุณเกียรติศักดิ์ที่ได้แบ่งปันผ่านการนมัสการช่วงเช้า และ ข้อคิดก่อนนอน

สุดท้ายขอบคุณทุก ๆ คนทีจะนำผลจากการประชุมนี้ไปแลกเปลี่ยน/พูดคุย และ พัฒนางานของเราต่อไป

ขอบคุณครับ

========================================================

เก็บภาพบรรยากาศการประชุมมาฝากครับ

ทั้งคนท้องเล็กท้องใหญ่เต็มห้องประชุมเลยครัีบ