การตรวจสอบความถูกต้อง และ คุณภาพของจดหมายของเด็กถึงผู้อุปการะ

เรียน ผู้ประสานงาน ADP ที่สนับสนุนโดยประเทศไทย/เจ้าหน้าที่ SSO
สำเนา ผู้จัดการภูมิภาค/MOD Management team/ทีมงานสนับสนุนปฏิบัติการพันธกิจ
เรื่อง การตรวจสอบความถูกต้อง และ คุณภาพของจดหมายเด็กถึงผู้อุปการะ

ในช่วง 2-3 เดือนที่ผ่านมานั้นทีมงาน SSO ส่วนกลาง รวมถึง ทีมงาน SDD ได้คำถามที่เกี่ยวข้องกับจด
หมายของเด็กในความอุปการะที่ผู้อุปการะแต่ละคนได้สนับสนุนอยู่เป็นจำนวนมาก ซึ่งคำถามส่วนใหญ่นั้น
จะเป็นคำถามที่เกิดขึ้นจากการนำจดหมายฉบับที่ได้รับในปัจจุบันไปเปรี่ยบเทียบกับจดหมายที่ได้รับในอดีต
ทั้งสิ้น ซึ่งสิ่งที่เกิดขึ้นจากการเปรียบเทียบดังกล่าวจะมีประเด็นคำถามต่าง ๆ เกิดขึ้นในลักษณะดังนี้

ตัวหนังสือ/ลายมือ ไม่เหมือนกัน (ตั้งแต่แตกต่างนิดหน่อย จนถึง แตกต่างอย่างสิ้นเชิง) ซึ่ง
กระบวนการเรียนการสอนในเวลา 1 ปี ไม่น่าจะเปลี่ยนแปลงลายมือเด็กได้ขนาดนั้น
การใช้สรรพนามแทนตัวผู้กล่าวถึง กล่าวคือการเรียนผู้อุปการะ ฉบับก่อนหน้าเคยเรียกอย่างใกล้
ชิด เช่น น้า/ลุง/อา แต่ฉบับปัจจุบันเรียกว่าผู้อุปการะ
ข้อมูลที่ผิดพลาดที่หนัก ๆ คือชั้นเรียน ซึ่งไม่น่าจะลดชั้น หรือ ก้าวกระโดดจากชั้นประถม ไป
มัธยม รวมถึง เพศ อายุ น้ำหนัก ส่วนสูง เป็นต้น

ที่ผ่านมา SSO ในส่วนกลางจะช่วยทำ quality control ในส่วนหนึ่ง เช่นตรวจสอบลักษณะจดหมายที่
ใช้ภาษาหรือคำพูดที่ไม่สุภาพ ออกให้ได้ แต่ประเด็นหลัก ๆ ใน 3 ขัอข้างต้ัน ส่วนกลางจะไม่สามารถทำ
ได้

ดังนั้นเพื่อลดสถิติความผิดพลาดดังกล่าวในภาพรวม ขอเสนอแนะแนวทางเชิงกระบวนการในการเตรียม
พิจารณาเตรียมเด็กให้เขียนจดหมาย
ขอผู้ประสานงาน ADP กำชับ และ จัดสรรงานให้ักับ SSO Staff ให้สามารถรับผิดชอบ และ ให้
เวลากับงานในเรื่องคุณภาพของจดหมายเด็กอย่างเต็มที่ มาตรฐานงาน SSO staffคือต้องมีกลไก
ในการอ่าน และ ตรวจสอบจดหมายเด็กทุกฉบับก่อนส่งเข้ามาที่ส่วนกลาง และ ส่งไปยังผู้อุปการะ
กรณีที่ SSO ใหม่มารับผิดชอบแทนคนเดิมให้มีการถ่ายโอนงาน รวมถึง ถ่ายถอดวิธีการในการเตรียม
เด็กเขียนจดหมายจากเจ้าหน้าที่คนเดิมก่อนโอนย้ายด้วย
กระบวนการในการเตรียมความพร้อมของเด็กในตอบจดหมาย หรือ เขียนจดหมาย ขอให้มีกระบวน
การที่ให้เด็กคิดถึง เนื้อหา ของจดหมายที่เด็กได้เคยเขียนในครั้้งที่ผ่านมา และ นึกถึงการสื่อสาร
หรือ สิ่งของที่ผู้อุปการะได้จัดส่งมาให้ เพื่อเป็นการขอบคุณ หรือ ตอบกลับในทางที่ควรจะเป็น
ให้เด็กได้้นึกถึงการใช้สรรพนามแทนตัวผู้อุปการะในจดหมายในครั้งที่ผ่านมาว่าใช้คำว่าอะไร แล้ว
ให้ใช้คำเดิม
ให้เด็กได้นึกถึงว่าที่ผ่านมาได้ร่วมกิจกรรมอะไรกับศุภนิมิตบ้าง และ จากการเข้าร่วมกิจกรรมในครั้ง
นั้น เด็ก ๆ ได้เรียนรู้อะไรจากกิจกรรมดังกล่าวบ้าง
วิธีอื่น ๆ ที่จะเพิ่มคุณภาพ และ ลดข้อพิดพลาดให้หมดไป ทีมงานสามารถที่จะมีส่วนร่วม และ ปรับ
เพิ่มเข้ามาในงานที่ตนเองรับผิดชอบ

สิ่งที่จะย้ำกับทีมงานทุก ๆ ท่านคือ เราต้องไม่ลืมว่างานของเรามีสองด้าน ด้านที่เราต้องต่อสู้ และ แก้
ไขกับความยากจนของชาวบ้าน ซึ่งเราก็ต้องลุย และ มุ่งแก้ไขต่อไป และ อีกด้านคือ การสื่อสารกับผู้
อุปการะ ที่จะให้เห็นถึงสิ่งที่เราทำผ่านทางเด็กที่เป็นตัวแทนงานของเรา ดังนั้นขอให้ทีมงานได้ใช้โอกาส
นี้ทบทวนรูปแบบของงานของเรา และ เปิดโอกาสในทีมได้แลกเปลี่ยน และ ร่วมปรับปรุงวิธีการทำงาน
ปัจจุบันเพื่อช่วยกันปรับปรุงคุณภาพพันธกิจต่อไป

ขอบคุณครับ
สราวุธ